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Formatieren von zugänglichen Dokumenten

Zugängliche Dokumente haben eine Struktur, die auf Formatelementen oder Tags basiert. Diese Struktur stellt eine Informationshierarchie bereit. Die wichtigsten Informationen werden im Dokument als oberste Ebene identifiziert, unterstützende Informationen als niedrigere Ebenen. Illustrationen, Grafiken und Tabellen, die in einem Dokument angezeigt werden, haben spezielle Tags, die darauf basieren, welche Art von Informationen sie vermitteln.

Bildschirmleser verwenden Tags, um eine Informationshierarchie eines Dokuments an Benutzer zu vermitteln, damit sie die Organisation des Materials verstehen können. Tags werden außerdem verwendet, um Benutzern andere Informationen wie Beschreibungen von visuellen Inhalten und die Organisation von in Tabellen angeordneten Daten bereitzustellen.

Das Hinzufügen einer Struktur zu Dokumenten über Formate und Tags während des Schreibprozesses ist die schnellste und zuverlässigste Methode für die Erstellung zugänglicher Dokumente. In nahezu allen Fällen werden Formate und Tags, die Sie in einer Anwendung wie Microsoft© Word hinzugefügt haben, übertragen, wenn Sie das Dokument in einem anderen Format wie Adobe PDF oder HTML speichern.

Erstellen zugänglicher Microsoft© Word-Dokumente

Verwenden von Überschriften

Erstellen Sie in Word eine einheitliche Überschriftenstruktur mithilfe von Formatvorlagen. Das heißt, ändern Sie nicht einfach nur die Schriftgröße bzw. formatieren Sie nicht einfach nur die Schrift fett. Richten Sie eigene Dokumentvorlagen ein, oder verwenden Sie die integrierten Vorlagen von Microsoft Word. Um einen Textabschnitt in Word 2007 und 2010 zu ändern, markieren Sie ihn, und klicken Sie dann auf die gewünschte Formatvorlage in der Symbolleiste. Da in den verschiedenen Word-Versionen Formatvorlagen auf etwas unterschiedliche Weise aufgerufen und eingerichtet werden, verwenden Sie die Hilfe zu Ihrer Version, um genaue Anweisungen zu erhalten.

Als allgemeine Regel sollten Sie nicht mehr als eine Überschrift 1 <H1> auf einer Seite verwenden. Das Tag <H1> identifiziert die höchste Informationsebene in der Dokumentenstruktur. Überschrift 1 wird für Kapiteltitel, Überschriften von Hauptabschnitten und andere Unterteilungen verwendet, die die oberste Ebene der Informationen darstellen. Verwenden Sie Überschrift 2 <H2> und weitere untergeordnete Überschriften, um die Unterebenen der Informationen in Ihrem Dokument zu identifizieren.

Seien Sie, wenn Sie Überschriften-Tags hinzufügen, konsistent und fügen Sie jede Ebene in der Hierarchie an der passenden Stelle ein, um die Organisation des Dokuments darzustellen. Achten Sie darauf, dass H1 von H2, dann H3 und dann H4 gefolgt wird. Gehen Sie nicht nur aus Formatierungsgründen direkt von H1 zu H4 über. Ändern Sie stattdessen das Format für jede Überschrift, wenn Sie das Aussehen ändern möchten.

Alternativtext für Grafiken

Bildschirmleser verwenden Alternativtext (Alt-Text), um Benutzern Informationen zu Grafiken bereitzustellen. In den meisten Versionen von Word klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Grafik und wählen Grafik formatieren... Wählen Sie im Dialogfeld die Option Alternativtext aus und geben Sie Ihren Alt-Text ein. Verwenden Sie eine spezifische und prägnante Beschreibung, damit Benutzer schnell verstehen, was beschrieben wird. Da in den verschiedenen Word-Versionen Alternativtext auf etwas unterschiedliche Weise eingegeben wird, verwenden Sie die Hilfe zu Ihrer Version, um genaue Anweisungen zu erhalten.

Word 2010 bietet zwei Felder für Text, Titel und Beschreibung. Geben Sie Ihren Alt-Text in das Textfeld Beschreibung ein, damit der Alt-Text in das neue Format konvertiert wird, wenn Sie Ihre Word-Dokumente als PDF- oder HTML-Dateien speichern. Titel werden nicht in andere Formate konvertiert und müssten im neuen Format erneut eingegeben werden.

Datentabellen

In zugänglichen Dokumenten werden Tabellen niemals für die Layoutformatierung einer Seite verwendet, da es für Bildschirmleser schwierig ist, die Informationsarchitektur und das Dargestellte zu verstehen. Tabellen werden nur für die Präsentation von Daten verwendet. Damit Bildschirmleser die Daten in einer Tabelle so interpretieren können, dass Benutzer die Organisation der Daten verstehen, müsste der Bildschirmleser erkennen können, welche Zellen Teil der Überschriftenreihe sind und welche Zellen Daten enthalten. Im Menü Tabelleneigenschaften in Word können Sie angeben, dass sich eine Zeile im oberen Bereich jeder Seite wiederholt. Wenn die Datei als PDF-Datei gespeichert wird, wird die erste Zeile als Tabellenkopf erkannt. Wird die Word-Datei im HTML-Format gespeichert, werden die Tabellenköpfe nicht beibehalten. Stattdessen werden die Zellen als <thead> gekennzeichnet. Datenzellen werden als <tbody> gekennzeichnet.

Wenn Sie von Word in das HTML-Format konvertieren, können Sie Ihr HTML-Dokument mit einem Texteditor oder einer anderen Anwendung wie Adobe Dreamweaver bearbeiten, um spezielle Tabellen-Tags hinzuzufügen. Verwenden Sie <th> als Tag für Tabellenüberschriften, <tr> zur Identifikation des Anfangs jeder neuen Zeile und <td> als Tag für Zellen, die Daten enthalten. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an. Leider gibt es keine Möglichkeit, um Tags für diese einzelnen Elemente in Word hinzuzufügen.

 

<thead>
        <tr>
            <th>Spaltenüberschrift 1</th>
            <th>Spaltenüberschrift 2</th>
        </tr>

</thead>
<tbody>
        <tr>
            <td>Tabellendaten in Spalte 1</td>
            <td>Tabellendaten in Spalte 2</td>
        </tr>
</tbody>

Links

In Word können Sie auf einfache Weise Links erstellen, indem Sie die gesamte URL auf eine Seite einfügen. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, erstellt Word automatisch einen Link. Ändern Sie den Linktext in eine Beschreibung, da die automatisch erstellte URL für einen Bildschirmleser möglicherweise keinen Sinn ergibt. Wenn Sie ein Word-Dokument erstellen, das möglicherweise sowohl gedruckt als auch elektronisch gelesen wird, sollten Sie möglicherweise sowohl die URL als auch den beschreibenden Link in den Text einfügen. Beispiel:
Getting Started with Creating Accessible Course Content (http://ondemand.blackboard.com/r91/documents/getting_started_with_accessible_content.pdf)

Windows Word 2010-Barrierefreiheitsprüfung

Wenn Sie Windows verwenden, bietet Word 2010 eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung. Das ist eine gute Ressource, um Probleme mit der Zugänglichkeit zu erkennen und zu beheben. Sie greifen auf die Barrierefreiheitsprüfung über die Optionen Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen zu.

Erstellen zugänglicher PDF-Dokumente

PDF (Portable Document Format) ist ein offener Standard für die Formatierung von Dokumenten. Das PDF-Format erzeugt Dateien, die gleich aussehen, unabhängig davon, ob sie gedruckt oder elektronisch ausgetauscht werden. Wenn Sie eine PDF-Datei freigeben, kann nahezu jeder sie mit der kostenlosen Adobe Reader®-Software oder der mobilen Adobe Reader-App lesen.

Die meisten PDF-Dateien werden über eine Anwendung wie Microsoft ©Word konvertiert. Viele Programme und Plug-Ins können PDF-Dateien erstellen, aber nur sehr wenige erstellen PDF-Dateien mit Tags. PDF-Tags bieten eine verborgene Struktur und textliche Darstellung der PDF-Inhalte, damit diese von einem Bildschirmleser gelesen werden können. PDF-Tags ähneln HTML-Tags und Word-Formaten.

Adobe Acrobat ist die ursprüngliche Anwendung für die Erstellung von PDF-Dokumenten und die Konvertierung anderer Dokumente in das PDF-Format. Es gibt zu viele verschiedene Kombinationen von Authoring-Software und PDF-Konvertierern, um alle in diesem Thema zu beschreiben. Wenn Sie eine Word-Datei in das PDF-Format konvertieren und eine zugängliche Word-Datei mit Überschriften-Tags, Alt-Text für Grafiken und so weiter erstellt haben, kann Office 2010 PDF-Dateien mit Tags nativ erstellen. Sie können außerdem das Adobe-Add-In namens PDFMaker herunterladen und installieren, um PDF-Dateien in Word zu erstellen. Wenn Sie frühere Versionen von Office verwenden, müssen Sie das Add-In haben, um PDF-Dateien mit Tags zu erstellen.

Wenn Sie das Adobe-Add-In verwenden, wählen Sie die Option Als Adobe PDF speichern aus dem Menü Datei aus. Wählen Sie im Dialogfeld PDFMaker auf der Registerkarte Einstellungen die Option Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren aus. Wenn Sie das native Speichern verwenden, wählen Sie Als PDF speichern aus. Bevor Sie die Datei speichern, wählen Sie Optionen und dann Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen aus.

Adobe Acrobat X und höher verfügt über eine Barrierefreiheitsprüfung, die Ihre PDF-Datei prüft und Sie auf mögliche Probleme aufmerksam macht. Die Barrierefreiheitsprüfung hilft Ihnen, eventuelle Probleme zu korrigieren. Sie können außerdem die Tabellenkodierung über das TouchUp-Leserichtungswerkzeug für Tabellen in Acrobat korrigieren. Weitere Informationen zur Verwendung von Adobe Acrobat zur Erstellung zugänglicher Dateien finden Sie unter Adobe.com. Suchen Sie dort nach dem Begriff "Barrierefreiheit".