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Ordnerberechtigungen

Organisieren von Ordnern

Es ist sinnvoll, Ihre Ordner so zu organisieren, dass Sie die Ordnerberechtigungen nach Ordner und nicht nach Datei verwalten können. Erstellen Sie beispielsweise einen Ordner, der alle Dateien für ein Gruppenprojekt enthält. Auf diese Weise können Sie den gesamten Ordner für die Gruppenmitglieder freigeben und müssen nicht die Berechtigungen für verschiedene Elemente, die in unterschiedlichen Ordnern gespeichert sind, verwalten.

Für einen Ordner der obersten Ebene, wie beispielsweise den Benutzernamenordner, sollten Sie nur Leseberechtigungen erteilen. Wenn Sie eine Berechtigung für den Ordner der obersten Ebene hinzufügen oder ändern, prüfen Sie immer alle als „Persönlich“ gekennzeichneten Unterordner oder Dateien, um sicherzustellen, dass keine weiteren Berechtigungen versehentlich hinzugefügt wurden, die geschützte Daten unbeabsichtigt freigeben würden.

Freigeben von Ordnern

Wenn Sie der Content Collection Ordner und Dateien hinzufügen, sollten Sie überlegen, für welche Benutzer und Benutzerlisten die Inhalte freigegeben werden sollen. Versuchen Sie, Ordner zu erstellen, deren Elemente für dieselben Benutzer freigegeben werden sollen. Wenn Elemente, die von denselben Benutzern gemeinsam verwendet werden, über mehrere Ordner verteilt sind, wird die Verwaltung möglicherweise schwierig. Wenn Sie beispielsweise Dokumente erstellen möchten, die für alle Benutzer in der Institution gelten, müssen Sie einen Ordner erstellen, der für alle Systembenutzer freigegeben ist, und dem Ordner anschließend die gewünschten Elemente hinzufügen.

Freigeben von Dateien

Dateien stehen dem Benutzer, der die Datei hinzugefügt hat, automatisch zur Verfügung. Wenn andere Benutzer das Element anzeigen sollen, muss es jedoch zur gemeinsamen Verwendung freigegeben werden.

Dateien erben die Berechtigungen von dem Ordner, in dem sie gespeichert sind. Wenn eine Datei also einem Ordner hinzugefügt wird, für den bestimmte Benutzer oder Benutzerlisten bereits über Lese- und Schreibberechtigungen verfügen, erhalten diese Benutzer auch Lese- und Schreibberechtigungen für die neu hinzugefügte Datei.

Option zum Überschreiben für Ordner

Wenn Benutzer Berechtigungen für einen übergeordneten Ordner bearbeiten oder hinzufügen, können sie erzwingen, dass alle Dateien und Unterordner diese Berechtigungen erben. Beispiel: Wenn für den Ordner Lese- und Schreibberechtigungen hinzugefügt werden und ein Element in dem Ordner über die Berechtigungen zum Lesen, Schreiben und Löschen verfügt, wird die Berechtigung zum Löschen für die Datei entfernt. Alle Unterordner und Dateien innerhalb des übergeordneten Ordners erhalten in diesem Fall Lese- und Schreibberechtigungen.

Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden für die Dateien und Unterordner automatisch alle zusätzlichen Berechtigungen, die für den übergeordneten Ordner gelten, erteilt, vorhandene Berechtigungen werden jedoch nicht entfernt. Wenn dem Ordner beispielsweise Lese-, Schreib- und Verwaltungsberechtigungen hinzugefügt werden und für ein Element in dem Ordner Lese-, Schreib- und Löschberechtigungen gelten, würden diese Berechtigungen für die Datei erhalten bleiben und die Verwaltungsberechtigung noch hinzugefügt.

Nach dem Bearbeiten der Berechtigungen für einen Ordner können Sie die Berechtigungen für ein Element bearbeiten. Diese werden jedoch überschrieben, wenn die Berechtigungen für den übergeordneten Ordner geändert werden. Daher wird durch das Speichern von Elementen mit demselben Zweck und derselben Zielgruppe in einem Ordner die Verwaltung von Berechtigungen vereinfacht.