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Ordnerberechtigungen

Ordner organisieren

Für Benutzer könnte es sinnvoll sein, ihre Ordner so zu organisieren, dass sie die Ordnerberechtigungen nach Ordner und nicht nach Datei verwalten können. Erstellen Sie beispielsweise einen Ordner, der alle Dateien für ein Gruppenprojekt enthält. Auf diese Weise können Sie den gesamten Ordner für die Gruppenmitglieder freigeben und müssen nicht die Berechtigungen für verschiedene Elemente, die in unterschiedlichen Ordnern gespeichert sind, verwalten.

Für einen Ordner der obersten Ebene, wie beispielsweise den Benutzernamenordner, sollten nur Leseberechtigungen erteilt werden. Wenn Sie eine Berechtigung für einen Ordner der obersten Ebene ändern, prüfen Sie alle als Persönlich gekennzeichneten Unterordner und Dateien und stellen Sie sicher, dass nicht versehentlich weitere Berechtigungen hinzugefügt wurden, die geschützte Informationen freigeben würden.

Ordner freigeben

Wenn Sie der Content Collection Ordner und Dateien hinzufügen, überlegen Sie sich, für welche Benutzer und Benutzerlisten die Inhalte freigegeben werden sollen. Versuchen Sie, Ordner zu erstellen, deren Elemente für dieselben Benutzer freigegeben werden sollen. Wenn Elemente, die von denselben Benutzern gemeinsam verwendet werden, über mehrere Ordner verteilt sind, wird die Verwaltung möglicherweise schwierig. Wenn Sie beispielsweise Dokumente erstellen möchten, die für alle Benutzer in der Institution gelten, müssen Sie einen Ordner erstellen, der für alle Systembenutzer freigegeben ist, und dem Ordner anschließend die gewünschten Elemente hinzufügen.

Dateien freigeben

Dateien stehen dem Benutzer, der die Datei hinzugefügt hat, automatisch zur Verfügung. Wenn andere Benutzer das Element anzeigen sollen, muss es jedoch zur gemeinsamen Verwendung freigegeben werden.

Dateien erben die Berechtigungen von dem Ordner, in dem sie gespeichert sind. Wenn eine Datei also einem Ordner hinzugefügt wird, für den bestimmte Benutzer oder Benutzerlisten bereits über Lese- und Schreibberechtigungen verfügen, erhalten diese Benutzer auch Lese- und Schreibberechtigungen für die neu hinzugefügte Datei.

Festlegen der Optionen zum Überschreiben für Ordner

Wenn Sie Berechtigungen für einen übergeordneten Ordner bearbeiten oder hinzufügen, können Sie erzwingen, dass alle Dateien und Unterordner diese Berechtigungen übernehmen. Wenn beispielsweise für den Ordner Lese- und Schreibberechtigungen hinzugefügt werden und für ein Element in dem Ordner Lese-, Schreib- und Löschberechtigungen gelten, wird die Löschberechtigung von der Datei entfernt. Alle Unterordner und Dateien in dem übergeordneten Ordner erhalten in diesem Fall Lese- und Schreibberechtigungen.

Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden für die Dateien und Unterordner automatisch alle zusätzlichen Berechtigungen erteilt, die für den übergeordneten Ordner gelten. Vorhandene Berechtigungen werden jedoch nicht entfernt. Wenn dem Ordner beispielsweise Lese-, Schreib- und Verwaltungsberechtigungen hinzugefügt werden und für ein Element in dem Ordner Lese-, Schreib- und Löschberechtigungen gelten, würden diese Berechtigungen für die Datei erhalten bleiben und die Verwaltungsberechtigung noch hinzugefügt.

Nach dem Bearbeiten der Berechtigungen für einen Ordner können Sie die Berechtigungen für ein Element bearbeiten. Diese werden jedoch überschrieben, wenn die Berechtigungen für den übergeordneten Ordner bearbeitet werden. Daher wird durch das Speichern von Elementen mit demselben Zweck und derselben Zielgruppe in einem Ordner die Verwaltung von Berechtigungen vereinfacht.

So bearbeiten Sie Benutzerberechtigungen

  1. Navigieren Sie in der Content Collection zu dem Ordner oder der Datei.
  2. Klicken Sie für die Datei oder den Ordner auf das Symbol Berechtigungen.
  3. Öffnen Sie auf der Seite Berechtigungen verwalten neben der Funktion in der Spalte Benutzer/Benutzerliste das Kontextmenü.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten.

    Durch Löschen werden die Funktion und die Berechtigungen für die Datei oder den Ordner gelöscht. Um eine gelöschte Funktion wiederherzustellen, klicken Sie in der Aktionsleiste auf eine Funktion.

  5. Aktivieren oder deaktivieren Sie auf der Seite Berechtigungen bearbeiten das Kontrollkästchen neben der jeweiligen Berechtigungsart. Aktivieren Sie für Ordner das Kontrollkästchen Überschreiben, um diese Änderungen für alle Ordnerinhalte und Unterordner zu übernehmen und alle vorhandenen Berechtigungen zu ersetzen. Wenn Sie das Kontrollkästchen  Überschreiben nicht aktivieren, werden die ausgewählten Berechtigungen zwar für alle Ordnerinhalte und Unterordner hinzugefügt, aber bereits vorhandene Berechtigungen werden nicht entfernt.
  6. Klicken Sie auf Senden.
  7. Klicken Sie auf OK, um zur Content Collection zurückzukehren.