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Freigeben und Suchen von Inhalten

Informationen über Tools zum Freigeben und Finden von Inhalten

Es stehen mehrere Tools zur Verfügung, die das Freigeben von Inhalten und das Suchen nach freigegebenen Inhalten unterstützen. Diese Optionen sind von der Ebene des freigegebenen Ordners abhängig, z. B. davon, ob Berechtigungen für einen Ordner der obersten Ebene oder für einen Unterordner erteilt werden. Denken Sie daran, dass bei der Freigabe eines Ordners auch Berechtigungen für den gesamten Inhalt des Ordners erteilt werden.

Ordner suchen

Mit Hilfe der Option Ordner suchen können Sie nach Ordnern der obersten Ebene suchen, für die Sie Berechtigungen besitzen, beispielsweise, wenn ein anderer Benutzer Ihnen die Leseberechtigung für einen Benutzernamenordner gewährt hat. Wenn Ihnen Berechtigungen für einen Ordner der obersten Ebene erteilt wurden, können Sie mit der Option Ordner suchen nach dem Ordner suchen und ihn Ihrem Content Collection-Menü hinzufügen. Anschließend können Sie jederzeit schnell auf den Ordner zugreifen.

Sie können einen Ordner der obersten Ebene auch für einen anderen Benutzer freigeben und anschließend die entsprechenden Berechtigungen für dessen Inhalt anpassen, damit der Benutzer nur auf bestimmte Inhalte zugreifen kann. Sie können dem Benutzer beispielsweise die Leseberechtigung für den Benutzernamenordner erteilen. Öffnen Sie anschließend den Ordner und löschen Sie die Leseberechtigungen für die Inhalte, die dem Benutzer nicht zugänglich sein sollen. Der Benutzer kann zwar die Option Ordner suchen verwenden, ihm werden jedoch nur bestimmte Ordnerinhalte angezeigt.

Suche

Mit der Suche können Sie alle Dateien und Ordner suchen, die für Sie freigegeben wurden. Die Suchergebnisse enthalten nur die Elemente, für die Sie Berechtigungen besitzen. Wenn Ihnen Berechtigungen für einen verschachtelten Ordner erteilt wurden (nicht für den Ordner der obersten Ebene), können Sie nach dem Ordner suchen und ihn mit einer Textmarke versehen. Die Option Ordner suchen kann nicht auf verschachtelte Ordner angewendet werden.

Zu Speicherort gehen

Über Zu Speicherort gehen können Sie direkt auf einen spezifischen Ordner in der Content Collection zugreifen, der für Sie freigegeben wurde. Mit dieser zeitsparenden Funktion können Sie den Pfad zum Öffnen eines Ordners eingeben und gleichzeitig für dessen Speicherort eine Textmarke anlegen.

Textmarken

Textmarken erlauben den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Inhalte, ohne dass eine Navigation durch mehrere Ordnerebenen erforderlich ist. Textmarken können nach Bedarf in Ordnern und Unterordnern gegliedert werden. Dieses Tool ist hilfreich, wenn Berechtigungen für verschachtelte Ordner erteilt wurden, da in diesem Fall das Tool Ordner suchen nicht verwendet werden kann.

Aufgaben in Arbeitsablauf

Wenn ein Benutzer bezüglich eines Elements Aktionen ausführen soll, ist es sinnvoll, zusammen mit dem Element eine Arbeitsablauf-Aufgabe zu senden. Wenn Sie eine Arbeitsablauf-Aufgabe erstellen, müssen Sie Benutzer auswählen, für die das Element freigegeben werden soll, und Berechtigungen erteilen. Sie können auch die Option zum Senden einer E-Mail an diese Benutzer auswählen, in der ihnen mitgeteilt wird, dass das Element für sie freigegeben wurde und dass eine entsprechende Arbeitsablauf-Aufgabe angehängt wurde.

Zugänge

Mit Hilfe von Zugängen können Sie eine Datei für einen Benutzer und einen bestimmten Zeitraum freigeben. Dies ist besonders hilfreich, wenn Dateien für Benutzer freigegeben werden sollen, die keinen eigenen System-Account besitzen. Wenn Sie einen Zugang erstellen, entscheiden Sie, ob mit dem Zugang nur die Leseberechtigung oder die Lese- und Schreibberechtigung für die Datei erteilt wird. Wenn die für den Zugang vorgesehene Zeit verstrichen ist, kann der Benutzer nicht mehr auf die Datei zugreifen.

Portfolios

Mit Hilfe von Portfolios können Sie Dateien auf benutzerdefinierten Webseiten zusammenstellen und organisieren. Diese Portfolios können dann einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zur Verfügung gestellt werden. Achten Sie unbedingt auf die Berechtigungen für Dateien, die mit einem Portfolio verknüpft sind. Wenn ein anderer Benutzer über Berechtigungen (die über die Leseberechtigung hinausgehen) für eine Datei verfügt, die mit einem Portfolio verknüpft ist, kann er diese bearbeiten oder löschen, was zu Problemen für die Benutzer des Portfolios führt.