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Verwalten von Institutionsordnern

Organisieren des Ordners „/institution“

Der Ordner /institution besteht aus zwei Hauptbereichen: einem für die Institutionsinhalte und einem für die Bibliotheksinhalte.

Als Ergänzung oder Alternative können Ordner für ganze Abteilungen, Zweigbibliotheken oder beliebige Benutzergruppen innerhalb der Institution erstellt werden. Diese werden den Anforderungen der Mitglieder unter Umständen besser gerecht als einzelne Kurse oder Organisationen, die nur der Speicherung von und dem Zugriff auf Kursinhalte dienen.

Neben dem Kursinhaltsbereich kann der Institutionsbereich eingesetzt werden, um die Anforderungen der Benutzer innerhalb eines weiteren Spektrums zu erfüllen, als ein Kurs oder eine Organisation das können. Ordner können für ganze Abteilungen, Zweigbibliotheken oder beliebige Benutzergruppen innerhalb der Institution erstellt werden.

Die Einrichtung dieses Bereichs umfasst die Erstellung von Unterordnern und die Festlegung von Berechtigungen für diese Ordner, um den Zugriff darauf zu steuern. Im Institutionsbereich erhalten alle Systembenutzer eine Leseberechtigung für den Institutionsordner. Diese Berechtigung wird auf alle Unterordner unter dem Institutionsordner ausgedehnt. Sobald Sie einen Unterordner erstellt haben, können Sie über die Seite Berechtigungen verwalten den Zugriff darauf festlegen.

Ein typisches Verwendungsbeispiel: Sie erstellen im Institutions- oder Bibliotheksordner einen Unterordner, löschen für den Unterordner die Leseberechtigung für alle Systembenutzer und erteilen spezifische Berechtigungen für den Unterordner, so dass ihn nur eine bestimmte Benutzergruppe anzeigen kann und eine noch kleinere Gruppe innerhalb dieser Gruppe die Berechtigung zum Schreiben und Löschen von Elementen und zum Verwalten des Unterordners besitzt. Nachfolgend werden spezifische Beispiele erläutert.

Für den Unterordner „eReserves“ im Bibliotheksordner gelten besondere Regeln und Verwendungsmöglichkeiten.

Erstellen freigegebener Kursinhalte

Da Kursordner nur begrenzte Zeit verfügbar sind, sollten öffentliche Inhalte, die für viele Kursleiter nützlich sein können, an zentraler Stelle zugänglich gemacht werden. Auf diese Weise können Sie Ordner für verschiedene Inhaltstypen erstellen, z. B. für Biologie, Französisch und Mathematik.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Berechtigungen aufgebaut sein können:

  1. Löschen Sie für die Unterordner die Leseberechtigung aller Systembenutzer.
  2. Erteilen Sie den Benutzern oder Benutzergruppen, die diesen Bereich verwalten sollen, uneingeschränkten Zugriff (Lesen, Schreiben, Löschen und Verwalten). Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten können weitere Unterordner erstellen, Berechtigungen zuweisen und Ordnereigenschaften festlegen.
  3. Überlegen Sie, welche Benutzer oder Benutzergruppen die Inhalte für einen Unterordner erstellen werden, und weisen Sie ihnen die Berechtigung zum Lesen und Schreiben zu.
  4. Erteilen Sie den Kursleitern oder Inhaltsverwaltern, die die Inhalte möglicherweise verwenden möchten, die Berechtigung zum Lesen. Kursleiter können von ihrem Kurs aus keine direkte Verknüpfung zu diesen Inhalten erstellen, da sie für die Dateien keine Berechtigung zum Verwalten haben. Stattdessen können Sie die Datei in ihre Kurs- oder Benutzerordner kopieren und bei Bedarf eine Verknüpfung dorthin erstellen.

Erstellen von Bibliotheksinhalten im Ordner „/library“

Ähnlich wie im vorhergehenden Beispiel können auch im Ordner /library Unterordner eingerichtet werden, beispielsweise für die Rechtsbibliothek und die Medizinische Bibliothek. Anschließend können den Bibliotheksverwaltern dieser Institutionen zusätzliche Berechtigungen gewährt werden. Mindestens ein Bibliotheksverwalter, muss die Berechtigung zum Verwalten des Ordners erhalten, anderen Bibliotheksverwaltern können Berechtigungen zum Lesen, Schreiben und gegebenenfalls auch zum Löschen gewährt werden. Dozenten, Mitarbeiter und Teilnehmer, die die Inhalte eines bestimmten Ordners anzeigen müssen, erhalten basierend auf einer Benutzerliste oder Institutionsfunktion die Berechtigung zum Lesen.

Denken Sie daran, die Leseberechtigung für alle Systembenutzer für die Ordner zu löschen, die für einen bestimmten Teil der Community als geschützt oder persönlich gelten.

Erstellen persönlicher und öffentlicher Ordner

Administratoren können innerhalb des Institutionsbereichs persönliche und öffentliche Unterordner erstellen.

  • Persönlicher Ordner: Der Zugriff auf einen persönlichen Ordner ist auf einen oder einige wenige Benutzer beschränkt. Sie könnten beispielsweise einen Ordner erstellen, auf den nur die Bibliotheksverwalter zugreifen können. Diese können diesen Bereich verwenden, um Dokumente zu Verfahren und Vorgehensweisen der Bibliothek zu verwalten.
  • Öffentlicher Ordner: Die Inhalte in öffentlichen Ordnern werden in der Regel einer großen Anzahl von Benutzern zur Verfügung gestellt. Sie könnten beispielsweise einen Ordner mit allen Terminplänen der Sportteams erstellen und dann für alle System-Accounts verfügbar machen.

Administratoren können festlegen, dass der Institutionsbereich öffentlichen Informationen vorbehalten ist und in diesem Bereich keine geschützten Inhalte gespeichert werden.