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Inhalte in Ordnern organisieren

Bevor der Content Collection Inhalte hinzugefügt werden können, müssen die Benutzer planen, wie sie ihre Inhalte verwalten möchten. Auf diese Weise können sie ihre Inhalte ihren eigenen Anforderungen entsprechend organisieren.

Dateien in der Content Collection sind in einer Baumstruktur aus verschachtelten Ordnern bis zur Ebene des Inhaltsbereichs gegliedert. Dies bedeutet, dass jeder Ordner weitere Unterordner und Dateien enthalten kann. Der Begriff „Elemente“ bezeichnet Dateien und Ordner.

Ein Ordner kann sowohl Dateien als auch andere Ordner enthalten. Ordner stehen dem Benutzer, der den Ordner hinzugefügt hat, automatisch zur Verfügung. Wenn andere Benutzer den Ordner und seine Inhalte anzeigen sollen, müssen sie jedoch zur gemeinsamen Verwendung freigegeben werden. Denken Sie daran, dass alle Ordner bis hinauf zum Stammordner in anderen Ordnern enthalten sind. Bei Stammordnern handelt es sich um Ordner, in denen alle anderen Ordner enthalten sind. Inhaltsbereiche wie „Benutzer“, „Kurse“, „Institution“ und „Bibliothek“ sind einfach Ordner, die im Stammordner gespeichert sind.

Das System lässt keine Unterordner mit gleichem Namen in demselben übergeordneten Ordner zu. Beispielsweise können nicht zwei Ordner mit der Bezeichnung "Gruppenprojekte" im Benutzernamenordner der obersten Ebene erstellt werden. Es dürfen auch nicht zwei Dateien mit demselben Namen in einem Ordner vorhanden sein.

Informationen zum Benutzerordner

Wenn ein Benutzer zum ersten Mal auf die Content Collection zugreift, wird ein Benutzerordner erstellt. Der Name dieses Ordners entspricht dem Benutzernamen. Dieser Bereich kann gemäß den Anforderungen des jeweiligen Benutzers organisiert werden.

Ihre Institution legt fest, ob alle Benutzer auf einen Benutzernamenordner zugreifen dürfen oder nur Benutzer mit bestimmten Funktionen.

Speichern von Inhalten

Sie sollten Ihren Ordner so organisieren, dass der Zugriff auf persönliche und freigegebene Dateien sowie deren Verwaltung erleichtert wird. Der Benutzerordner eignet sich zum Speichern von Dokumenten, bei denen es sich um Entwürfe oder persönliche Dateien handelt. Sie können diesen Bereich auch als Arbeitsbereich für die Gruppenarbeit nutzen. Es folgen einige Beispiele für Ordner, deren Erstellung für Sie sinnvoll ist:

  • Persönlicher Ordner: Arbeitsbereich, in dem laufende Projekte gespeichert werden. Dieser Ordner wird nicht für andere Benutzer freigegeben.
  • Gruppenordner: Ordner für Gruppenarbeit, die für alle Gruppenmitglieder freigegeben sind und als Arbeitsbereich für gemeinsame Projekte dienen.
  • Ordner mit persönlichen Kursmaterialien: Wenn der Benutzer ein Kursleiter ist, können in einem Ordner in diesem Bereich persönliche Kursinformationen, wie z. B. Teilnehmernoten, gespeichert werden.

Erteilen von Berechtigungen

Sie sollten für den Benutzernamenordner der obersten Ebene nur Leseberechtigungen erteilen. Die Erteilung weiterer Berechtigungen für diesen Ordner erschwert die Verwaltung und Organisation der Inhalte. Wenn Sie anderen Benutzern Leseberechtigungen für den Ordner der obersten Ebene erteilen, vergessen Sie nicht, die Berechtigungen für alle Unterordner oder Elemente zu löschen, die persönliche Daten enthalten.

Bereiche für persönliche Inhalte und für öffentliche Inhalte

Es ist sinnvoll, separate Ordner für persönliche Inhalte und öffentliche Inhalte zu erstellen. Beispielsweise kann ein persönlicher Ordner laufende Beiträge und Projekte beinhalten, während in einem anderen Ordner berufsbezogene Inhalte gespeichert sind, die noch nicht freigegeben werden können, wie beispielsweise Lebensläufe oder Anschreiben für Stellenausschreibungen.

Wenn Sie ein Dokument für andere Benutzer freigeben möchten, können Sie es in einen öffentlichen Ordner kopieren oder verschieben. Wenn beispielsweise ein Kursleiter an einem Kursdokument arbeitet, kann er den Entwurf zunächst in einem persönlichen Ordner speichern und dann nach Abschluss der Bearbeitung in einen freigegebenen Ordner verschieben. Auf den freigegebenen Ordner können alle Benutzer zugreifen, die bei dem Kurs (öffentlicher Bereich, der so eingestellt wird, dass nur Kursmitglieder darauf zugreifen können) angemeldet sind.

Erstellen persönlicher Ordner

Sie können einen persönlichen Ordner genau wie andere Ordner in der Content Collection mit Hilfe der Option Ordner erstellen in der Aktionsleiste erstellen. Anhand der Berechtigungen, die für den Ordner erteilt werden, wird bestimmt, ob es sich um einen persönlichen oder öffentlichen Ordner handelt. Beispielsweise kann ein Benutzer in dem Ordner mit seinem Benutzernamen einen Unterordner erstellen und muss keinen weiteren Benutzern Berechtigungen für diesen Ordner erteilen.

Erstellen öffentlicher Ordner

Auch öffentliche Ordner werden genau wie andere Ordner mit Hilfe der Option Ordner erstellen in der Aktionsleiste erstellt. Anhand der Berechtigungen, die für einen Ordner erteilt werden, wird bestimmt, ob mehrere Benutzer und Benutzergruppen darauf zugreifen dürfen. Jeder Benutzer mit Berechtigungen zum Verwalten kann das Element für weitere Benutzer freigeben. Beispielsweise kann ein öffentlicher Ordner in einem Benutzernamenordner erstellt und für eine Gruppe von Benutzern freigegeben werden, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten.