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Suche

Mit dem Tool Inhalt durchsuchen können Sie auf die vielen Inhalte, die Ihnen in der Content Collection zur Verfügung stehen, zugreifen, sie gruppieren und speichern. Es bietet eine alternative Methode für den Zugriff auf Informationen, die in Ihrer Ordnerstruktur oder in der Symbolansicht angezeigt werden, sowie auf Informationen, die zwar freigegeben, aber nicht über das Content Collection-Menü zugänglich sind.

Die Suchfunktion ist ein leistungsstarkes Tool, das Sie für folgende Zwecke einsetzen können:

  • Zugriff auf Dateien oder Ordner, die nicht in der Ordnerstruktur angezeigt werden. Wenn Sie über Leseberechtigungen für Dateien oder Ordner verfügen, die nicht in Ihrer Ordnerstruktur oder Symbolansicht angezeigt werden, können Sie mit Hilfe von Suchkriterien, wie dem Namen des Elements oder dem Benutzernamen der Person, die das Element erstellt hat, nach dem Element suchen.
  • Auffinden von Informationen. Mit Hilfe der Suchfunktion können Sie Informationen in der Content Collection suchen, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen, von einem bestimmten Benutzer verfasst wurden oder bestimmte Metadaten enthalten.

Über das Fenster Suche im Content Collection-Menü können Sie schnell eine Suche durchführen. Es ist hilfreich, wenn zumindest ein Teil des Elementnamens bekannt ist. Sie können zusätzlich wählen, ob Sie eine Einfache Suche oder eine Erweiterte Suche durchführen möchten. Darüber hinaus können Sie Suchvorgänge speichern und über die Seite Gespeicherte Suchvorgänge immer wieder verwenden. Sie können auch nach Portfolios und Portfolio-Elementen suchen.

An Portfolios angehängte Content Collection-Elemente werden bei einer einfachen oder erweiterten Suche gesucht. Ganze Portfolios oder Portfolio-Elemente, wie z. B. Begrüßungs- und Elementseiten, können nicht mit Hilfe der einfachen oder erweiterten Suche gefunden werden. Verwenden Sie die Portfolio-Suche, um nach diesen Elementen zu suchen.

„Intelligente“ Suchvorgänge

Alle Suchvorgänge basieren auf den Berechtigungen, die ein Benutzer für eine Datei oder einen Ordner besitzt. Wenn für ein Element keine Leseberechtigung vorhanden ist, wird es nicht in den Suchergebnissen angezeigt, selbst wenn es den Suchkriterien entspricht. Wenn für eine Datei oder einen Ordner zusätzliche Berechtigungen vorhanden sind, gelten die Berechtigungen für diese Datei oder diesen Ordner, wenn sie/er über die Suchergebnisse geöffnet wird.

„Und“-Suchvorgänge

Wenn Sie auf der Suchseite Kriterien in mehrere Suchfelder eingeben, wird eine sogenannte „UND“-Suche erstellt. Ein Element muss allen auf der Seite angegebenen Suchkriterien entsprechen, damit es in den Suchergebnissen angezeigt wird. Die Suche wird durch jedes angegebene Kriterium weiter eingegrenzt.

Sie müssen nur in einem Feld der Seite ein Kriterium eingeben, damit die Suche ausgeführt wird. Es ist nicht möglich, alle Dateien und Ordner in den Suchergebnissen anzuzeigen, wenn keine Kriterien angegeben werden.

Groß- und Kleinschreibung

Bei Suchvorgängen wird die Groß- und Kleinschreibung nicht berücksichtigt. Unabhängig davon, ob Sie Klein- oder Großbuchstaben eingeben, bleiben die Suchergebnisse unverändert.

Suchkriterien

Folgende Informationen sind für Suchvorgänge in der Content Collection nützlich:

  • Sie müssen mindestens einen Begriff auf einer Suchseite eingeben. Wenn Sie gar nichts eingeben, werden nicht wie erwartet alle Dateien im System zurückgegeben.
  • Wenn Sie mehrere Wörter in einer Suche eingeben, gibt die Abfrage nur die Dateien zurück, die alle angegebenen Wörter enthalten.
  • Mit Hilfe von Platzhaltern können Sie nach Dateiinhalten suchen. Wenn Sie beispielsweise „such*“ eingeben, werden Elemente mit „suche“ und „suchen“ im Inhalt zurückgegeben. In diesem Fall können Sie nicht nach Wortteilen suchen.
  • Sie können nach Wortteilen suchen, wenn Sie Dateinamen auffinden möchten. Wenn Sie beispielsweise „suchen“ eingeben, werden Elemente mit „suche“ im Dateinamen zurückgegeben. Suchvorgänge mit Platzhaltern sind in diesem Fall nicht möglich.
  • Sie können im Feld Datei- oder Ordnername eine Dateierweiterung eingeben, um alle Dateien mit derselben Erweiterung anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise „.xls“ eingeben, werden als Ergebnis alle Excel-Dateien angezeigt.
  • Verwenden Sie die Schaltflächen auf der Suchseite und der Seite Suchergebnisse, wie z. B. Senden und Zurück, und nicht die Optionen in der Aktionsleiste des Browsers oder die Eingabetaste auf der Tastatur. Wenn Sie nicht die Optionen auf den Seiten der Content Collection verwenden, kann dies zu Fehlermeldungen führen.

Platzhalter- und Abstandssuche sowie unscharfe Suche

Folgende Informationen sind für Platzhalter- und Abstandssuchen sowie unscharfe Suchvorgänge in der Content Collection nützlich. Diese Suchtypen können nur für die Suche nach Dateiinhalten verwendet werden, nicht für die Suche nach Dateinamen.

  • Sie können eine Platzhaltersuche für mehrere Zeichen durchführen, indem Sie das Sternchen (*) in der Mitte oder am Ende eines Suchbegriffs eingeben. Auf diese Weise können Sie nach Begriffen suchen, bei denen ein Buchstabe nicht eindeutig ist (z. B. „te*t“ für die Suche nach Text oder Test) oder bei denen mehrere Buchstaben nicht eindeutig sind (z. B. „test*“ für die Suche nach Varianten von Test, wie testen, getestet usw.).
  • Sie können das Sternchen (*) nicht als erstes Zeichen in einer Suche verwenden, weil dadurch alle Elemente der Content Collection als Ergebnis zurückgegeben würden.
  • Eine unscharfe Suche kann mit Hilfe der Tilde (~) durchgeführt werden. Wenn Sie beispielsweise nach einem Begriff suchen möchten, dessen Schreibweise dem Wort „senden“ ähnelt, geben Sie „senden~“ in das Suchfeld ein.
  • Benutzer können mit Hilfe der Tilde (~) nach Wörtern suchen, die innerhalb eines bestimmten Abstands zueinander vorkommen. Wenn Sie beispielsweise in einem Dokument nach Vorkommnissen von „Test“ und „bestanden“ in einem Abstand von höchstens 10 Wörtern suchen möchten, geben Sie folgende Suchzeichenfolge ein: "Test bestanden"~10

Boolesche Suchvorgänge

Sie können folgende boolesche Operatoren für die Suche in der Content Collection verwenden: UND, ODER, NICHT, „-“ und „+“. Boolesche Operatoren müssen in GROSSBUCHSTABEN eingegeben werden. Sie können Klammern verwenden, um Ausdrücke zu gruppieren und untergeordnete Abfragen in Suchvorgängen zu erstellen.

  • Operator ODER: Dieser Operator verbindet zwei Begriffe und findet ein übereinstimmendes Dokument, wenn einer der Begriffe in dem Dokument vorhanden ist. Sie können das Symbol „ll“ an Stelle des Wortes ODER verwenden. Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten suchen, die entweder „Test bestanden“ oder nur „Test“ enthalten, verwenden Sie eine der folgenden Abfragen: „Test bestanden“ ll Test, „Test bestanden“ ODER Test
  • Operator UND: Der UND-Operator findet mit den Kriterien übereinstimmende Dokumente, in denen beide Begriffe an einer beliebigen Stelle des Textes innerhalb des Dokuments vorhanden sind. Sie können das Symbol „“&&”“ an Stelle des Wortes UND verwenden. Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten suchen, die entweder „Test bestanden“ oder nur „Test“ enthalten, verwenden Sie eine der folgenden Abfragen: „Test bestanden“ && „Bestanden Test“„Test bestanden“ UND „Bestanden Test“
  • Operator NICHT: Der NICHT-Operator schließt Dokumente aus, die einen bestimmten Begriff enthalten. Sie können das Symbol „!“ an Stelle des Wortes NICHT verwenden. Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten suchen, die „bestandener Test“ aber nicht „ausstehender Test“ enthalten, verwenden Sie folgende Abfrage: „bestandener Test“ ! „ausstehender Test“„bestandener Test“ NICHT „ausstehender Test“
  • Operator Plus (+): Dieser Operator erfordert, dass der Begriff nach dem „+“ an einer beliebigen Stelle im Text eines einzelnen Dokuments vorhanden ist. Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten suchen, die „Test“ enthalten und „bestanden“ enthalten können, verwenden Sie folgende Abfrage: +Test bestanden
  • Operator Minus (-): Dieser Operator schließt Dokumente aus, die einen bestimmten Begriff enthalten. Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten suchen, die „gültiger Test“ aber nicht „gültiger Befehl“ enthalten, verwenden Sie folgende Abfrage: gültiger Test – Befehl
  • Gruppierung: Sie können Klammern verwenden, um Ausdrücke so zu gruppieren, dass untergeordnete Abfragen innerhalb einer Suche entstehen. Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten suchen, die entweder „bestandener“ oder „geplanter“ und „Test“ enthalten, verwenden Sie folgende Abfrage: (bestandener ODER geplanter) UND Test

Einfache Suchvorgänge

Mit Hilfe der Einfachen Suche können Benutzer schnell anhand einer begrenzten Anzahl von Suchkriterien nach Elementen der Content Collection suchen. Der Name der Datei und die mit ihr verknüpften Metadaten werden bei der Suche automatisch berücksichtigt.

Für die einfache Suche stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Optionen für die einfache Suche
Option Beschreibung
Suchkriterien
Metadaten, Dateiname oder Ordnername
  • Wählen Sie im Dropdown-Menü  Enthält  aus, um nach allen Elementen zu suchen, die die angegebenen Kriterien enthalten, oder wählen Sie  Entspricht  aus, um nach allen Elementen zu suchen, die Ihrer Eingabe genau entsprechen.
  • Geben Sie den Text ein, nach dem in der Content Collection gesucht werden soll. Über dieses Feld werden die Namen von Metadaten, Dateien oder Ordnern durchsucht, die in der Content Collection geladen sind.
  • Die folgenden Dateitypen werden durchsucht: DOC, XLS, PPT, PDF (außer verschlüsselte PDF-Dateien), HTML, HTM, RTF und TXT.
  • Sie können das Sternchen (*) verwenden, um als Ergebnis alle Dateien und Ordner zu erhalten, für die Sie Lesezugriff haben (bis zu einer vom Administrator Ihrer Institution festgelegten Anzahl). In diesem Fall handelt es sich um eine Platzhaltersuche.
  • Es ist möglich, nach Wortteilen zu suchen. Das heißt, Sie können Teile eines Wortes statt des vollständigen Wortes eingeben, beispielsweise „Umge“ statt „Umgebung“.
  • Sie können eine Platzhaltersuche für ein einzelnes Zeichen durchführen, indem Sie das Symbol „*“ in der Mitte oder am Ende eines Suchbegriffs eingeben. Auf diese Weise können Sie nach Begriffen suchen, bei denen ein Buchstabe nicht eindeutig ist, z. B. „te*t“.
  • Sie können eine Platzhaltersuche für mehrere Zeichen durchführen, indem Sie das Symbol „*“ in der Mitte oder am Ende eines Suchbegriffs eingeben. Auf diese Weise können Sie nach Begriffen suchen, bei denen mehrere Buchstaben nicht eindeutig sind, z. B. „test*“.
  • Eine unscharfe Suche kann mit Hilfe der Tilde „~“ durchgeführt werden. Wenn Sie beispielsweise nach einem Begriff suchen möchten, dessen Schreibweise dem Wort „senden“ ähnelt, geben Sie „senden~“ in das Suchfeld ein.
  • Die Tilde (~) kann auch verwendet werden, um nach Wörtern zu suchen, die innerhalb eines bestimmten Abstands zueinander vorkommen. Wenn Sie beispielsweise in einem Dokument nach Vorkommnissen von „Test“ und „Verlauf“ in einem Abstand von höchstens 10 Wörtern suchen möchten, geben Sie Folgendes ein: „Test Verlauf“~10
Dateiinhalte durchsuchen Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens können Sie den Inhalt der Dateien selbst durchsuchen.

Erweiterte Suchvorgänge

Bei der Erweiterten Suche steht zusätzlich zu den Optionen der einfachen Suche Folgendes zur Verfügung:

  • Dateikommentare durchsuchen
  • Zusätzliche Suchoptionen und Optionen zur Suche nach Metadaten, um genauere Ergebnisse zu erhalten.
  • Suche speichern. Mit dieser Funktion können Sie Suchkriterien speichern und die Suche später per Mausklick über die Seite Gespeicherte Suchvorgänge erneut durchführen.
  • Dateiinhalte durchsuchen: Entspricht der in der grundlegenden Suche bereitgestellten Suchoption. Wenn eine Datei die in das Suchfeld eingegebenen Kriterien enthält, umfasst das Suchergebnis diese Datei.
  • Dateikommentare durchsuchen: Wenn eine Datei Kommentare enthält, die den in das Suchfeld eingegebenen Suchkriterien entsprechen, umfasst das Suchergebnis diese Datei. Damit Sie die Kommentare in einer Datei anzeigen können, müssen diese den Status Freigegeben (nicht Persönlich) haben oder Sie müssen für diese Datei die Berechtigung zum Verwalten besitzen.

Zusätzliche Suchoptionen

Mit Hilfe der zusätzlichen Suchoptionen können Sie die Suchergebnisse eingrenzen. Wie bei allen anderen Suchvorgängen grenzt jedes zusätzliche Suchkriterium die Suche weiter ein.

Institutionen können Metadaten gezielt einsetzen, um die Suche nach Inhalten zu erleichtern. Wenn Bibliothekare beispielsweise konsequent Metadaten für die Eingabe von Informationen zu Themen oder Benutzernamen verwenden, können die Teilnehmer nach themenbezogenen Informationen, nach allen Dokumenten von einem bestimmten Autor oder anhand von sonstigen Suchkriterien suchen.

Ausrichtungen

Suchen Sie anhand von Zielausrichtungen nach Inhalten. Wählen Sie  Beliebig ,  Alle ausgewählten Standards  oder  Ziele durchsuchen  aus.

Metadaten

Geben Sie in den bereitgestellten Feldern beliebige bekannte Metadaten ein.

Diese Suche speichern

Speichern Sie Suchkriterien, indem Sie einen Namen für die Suche in das Feld Suche speichern unter eingeben und anschließend auf Senden klicken. Die Suche wird automatisch gespeichert und kann über die Seite Gespeicherte Suchvorgänge aufgerufen werden.

Gespeicherte Suchvorgänge

Auf der Seite Gespeicherte Suchvorgänge werden Suchvorgänge gespeichert, um sie wiederverwenden zu können. Sie können Suchvorgänge speichern, wenn Sie sie auf der Seite Erweiterte Suche oder Portfolio-Suche erstellen oder wenn Sie die Seite Suchergebnisse anzeigen.

Gespeicherte Suchvorgänge können für andere Content Management-Benutzer freigegeben werden. Auf der Seite Gespeicherte Suchvorgänge werden alle auf einer Suchseite initiierten Suchvorgänge aufgeführt, wenn im Feld Diese Suche speichern unter ein Name für die Suche eingegeben und die Suche gesendet wurde. Der Name der Datei und die mit ihr verknüpften Metadaten werden bei der Suche automatisch berücksichtigt.

Es ist sinnvoll, Suchvorgänge zu speichern, die regelmäßig ausgeführt werden sollen.

So führen Sie eine Suche erneut aus

Klicken Sie auf den Namen einer gespeicherten Suche, um die Suchergebnisse anzuzeigen. Die Suche wird jedes Mal, wenn Sie auf den Namen klicken, erneut ausgeführt. Die Suchergebnisse ändern sich, wenn eine neue Datei oder ein neuer Ordner hinzugefügt wurde, der den Kriterien entspricht, wenn eine Datei bzw. ein Ordner gelöscht wurde oder wenn die Berechtigungen für die Datei geändert wurden.

Wenn Sie uneingeschränkt auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen möchten, die in den Suchergebnissen aufgeführt werden, versehen Sie das entsprechende Element direkt über die Seite Suchergebnisse mit einer Textmarke. Sie können dann über Textmarken darauf zugreifen.

So bearbeiten Sie die Suche

Öffnen Sie das Kontextmenü der Suche und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Suchkriterien zu ändern. Die Seite, auf der die Suche initiiert wurde, wird mit den vorhandenen Suchkriterien geöffnet. Wenn es sich bei der gespeicherten Suche um eine einfache Suche handelt, werden die Kriterien auf der Seite Erweiterte Suche angezeigt und können dort bearbeitet werden. Bearbeiten Sie die Kriterien nach Bedarf und klicken Sie auf Senden.

So geben Sie gespeicherte Suchvorgänge für die gemeinsame Nutzung frei

Gespeicherte Suchvorgänge können für andere Content Management-Benutzer freigegeben werden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um gespeicherte Suchvorgänge freizugeben:

  1. Klicken Sie im Bereich Inhalt durchsuchen auf Gespeicherte Suchvorgänge.
  2. Klicken Sie auf der Seite Gespeicherte Suchvorgänge in der Spalte URL für Suche der entsprechenden Suche auf den Eintrag.
  3. Kopieren Sie diesen Eintrag.
  4. Öffnen Sie ein neues Browserfenster.
  5. Fügen Sie den kopierten Eintrag in das Adressfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die Seite  Inhalt durchsuchen  wird angezeigt.

So löschen Sie die Suche

Öffnen Sie das Kontextmenü eines gespeicherten Suchvorgangs und wählen Sie Löschen.