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Erstellen von Arbeitsablaufmodellen

Arbeitsablaufmodelle

Jeder Content Management-Benutzer kann ein Arbeitsablaufmodell erstellen, das beliebig oft verwendbar ist (Instanzen). Ein Arbeitsablaufmodell ähnelt einer Vorlage in einem Textverarbeitungsprogramm. Eine Instanz ist eine Kopie des Modells, die zum Ausfüllen an einen Benutzer gesendet wird. Für jeden Arbeitsablauf existiert genau ein Modell. Es können jedoch mehrere Instanzen vorliegen.

Arbeitsablaufmodelle finden Sie auf der Seite Arbeitsablaufmodell erstellen: Meine Modelle anzuzeigen. Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Seite aufzurufen:

  • Klicken Sie im Menü Tools auf den Link Arbeitsablaufmodell erstellen.
  • Klicken Sie auf der interaktiven Splash-Seite auf den Link Arbeitsablaufmodell entwerfen.

Die Seite Arbeitsablaufmodell erstellen: Meine Modelle verfügt über folgende Funktionen:

Funktionen
Funktion Beschreibung
Modell erstellen Klicken Sie auf diese Option, um die Seite Erstellen von Arbeitsablaufmodellen anzuzeigen und ein neues Modell zu erstellen.
Löschen Klicken Sie auf diese Option, um die ausgewählten Arbeitsabläufe zu löschen.
Kopieren Klicken Sie auf diese Option, um die ausgewählten Arbeitsabläufe zu kopieren.
Anzeigemodelle Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus und klicken Sie auf Start:
  • Alle Modelle
  • Meine Modelle
  • Freigegebene Modelle
Name/Entwickler Suchen Sie basierend auf Name oder Eigentümer nach bestimmten Arbeitsablaufmodellen. Verfeinern Sie die Suche mit Hilfe der Dropdown-Liste und klicken Sie auf Start, um mit der Suche zu beginnen.
Name Der Name des Modells.
Entwickler Der Benutzer, der das Modell erstellt hat.
Start Klicken Sie auf Start, um den Arbeitsablauf zu starten.

So erstellen Sie ein neues Arbeitsablaufmodell

Ein Modell ist erst komplett und kann gestartet werden, wenn es mindestens eine Aktion enthält.

  1. Klicken Sie im Menübereich auf Interaktive Tools.
  2. Klicken Sie auf Arbeitsablaufmodell entwerfen.
  3. Klicken Sie auf Modell erstellen.
  4. Geben Sie einen Namen für das Modell in das Feld Name ein.
  5. Geben Sie eine Beschreibung des Modells in das Feld Beschreibung ein. Dies sind Anweisungen zur Verwendung des Arbeitsablaufs. Beispielsweise kann hier bei einem freigegebenen Arbeitsablauf anderen Benutzern die Verwendungsweise dieses Arbeitsablaufs erläutert werden. (Dieser Schritt ist optional.)
  6. Legen Sie die in diesem Modell zu verwendenden Aktionsstatus-Begriffe fest: In Bearbeitung, Genehmigt und Nicht genehmigt.
  7. Klicken Sie auf Durchsuchen, um diesem Modell Inhaltselemente zuzuweisen.
  8. Fügen Sie Berechtigungen für das Element hinzu.
  9. Klicken Sie zum Fertigstellen auf Senden.
  10. Wählen Sie im Kontextmenü für den neuen Arbeitsablauf Erstellen aus.
  11. Klicken Sie auf Arbeitsabschnitt erstellen.
  12. Geben Sie einen Namen für den Arbeitsabschnitt ein.
  13. Geben Sie ein Feld Beschreibung ein.
  14. Klicken Sie entweder auf Keine Aktion oder auf Gehe zu Arbeitsabschnitt und wählen Sie eine Arbeitsabschnittsnummer aus, um festzulegen, welcher Arbeitsabschnitt bei Sperrung wiederholt werden soll.
  15. Klicken Sie auf Durchsuchen, um diesem Arbeitsabschnitt Inhaltselemente zuzuweisen.
  16. Fügen Sie Berechtigungen für das Element hinzu.
  17. Klicken Sie auf Weitere Datei hinzufügen, um diesem Arbeitsabschnitt weitere Inhaltselemente hinzuzufügen.
  18. Klicken Sie auf Senden und Aktion hinzufügen, um diesem Arbeitsabschnitt eine Aktion hinzuzufügen, oder auf Senden und Fertig stellen, um zur Seite Modellentwurf zurückzukehren.

So bearbeiten Sie ein Arbeitsablaufmodell

Nach der Erstellung kann ein Arbeitsablaufmodell vom Eigentümer bearbeitet werden. Diese Änderungen betreffen das Originalmodell und alle freigegebenen Instanzen dieses Arbeitsablaufmodells. Bereits vorhandene Instanzen des Arbeitsablaufs sind von diesen Änderungen nicht betroffen.

In Bearbeitung befindliche Arbeitsablaufmodelle können erst bearbeitet werden, nachdem sie angehalten wurden. Nach dem Anhalten kann der Eigentümer jeden noch nicht gestarteten Arbeitsabschnitt sowie alle damit verknüpften Aktionen bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf Arbeitsablaufmodelle entwerfen.
  2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü für das betreffende Modell die Option Bearbeiten, Erstellen oder Gemeinsam verwenden aus.
Optionen
Option Beschreibung
Bearbeiten Klicken Sie auf diesen Link, um die Seite Bearbeiten zu öffnen. Hier können Sie Namen, Beschreibung und Status-Labels eines Modells bearbeiten.
Erstellen Klicken Sie auf diesen Link, um die Seite Modellentwurf zu öffnen. Sie können Arbeitsabschnitte und Aktionen hinzufügen oder löschen.
Gemeinsam verwenden Klicken Sie auf diesen Link, um die Seite Freigabe von Arbeitsablaufmodellen zu öffnen. Hier finden Sie die Einstellungen zum Freigeben von Modellen.

So kopieren Sie ein Arbeitsablaufmodell

Content Management-Benutzer können Arbeitsablaufmodelle kopieren, die sie erstellt haben oder die für sie freigegeben worden sind. Das ist eine weitere Methode, schnell einen Arbeitsablauf zu starten. Nachdem das Arbeitsablaufmodell kopiert wurde, kann der Benutzer es entsprechend bearbeiten.

Wenn ein Benutzer ein freigegebenes Arbeitsablaufmodell kopiert, wird er dessen Eigentümer. Das bedeutet, dass er das Modell bearbeiten und wiederverwenden kann, auch wenn das Original aus dem System gelöscht oder dessen Freigabe aufgehoben wird.

  1. Navigieren Sie zur Seite Arbeitsablaufmodell erstellen: Meine Modelle anzuzeigen.
  2. Wählen Sie das Arbeitsablaufmodell aus, das Sie kopieren möchten.
  3. Klicken Sie auf Kopieren. Die Kopie des Arbeitsablaufmodells wird in der Liste angezeigt.

Arbeitsabschnitte

Arbeitsabläufe gliedern sich in Arbeitsabschnitte, die wiederum aus einer oder mehreren Aktionen bestehen. Arbeitsabschnitte strukturieren komplexe Arbeitsabläufe durch die logische Gruppierung von Aktionen. Arbeitsabschnitte können nur von Arbeitsablauf-Eigentümern hinzugefügt werden.

So fügen Sie Arbeitsabschnitte hinzu

Die Einstellung funktioniert folgendermaßen:

  1. Wählen Sie auf der Seite Arbeitsablaufmodell erstellen: Meine Modelle im Kontextmenü des Arbeitsablaufs die Option Erstellen.
  2. Klicken Sie auf Arbeitsabschnitt erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen ein.
  4. Geben Sie eine Beschreibung des Arbeitsabschnitts in das Feld Beschreibung ein.
  5. Klicken Sie entweder auf Keine Aktion oder auf Gehe zu Arbeitsabschnitt und wählen Sie eine Arbeitsabschnittsnummer aus, um festzulegen, welcher Arbeitsabschnitt bei Sperrung wiederholt werden soll.
    • Keine Aktion ist standardmäßig aktiviert. Der Arbeitsabschnitt wird fortgesetzt. Der Arbeitsablauf kann nicht über diesen Arbeitsabschnitt hinaus fortgesetzt werden, da diese Aktion nicht abgeschlossen ist, aber andere Aktionen im Arbeitsabschnitt können abgeschlossen werden.
    • Bei Gehe zu Arbeitsabschnitt kehrt der Arbeitsablauf zu einem angegebenen Arbeitsabschnitt zurück, falls dieser Arbeitsabschnitt fehlschlägt. Schlägt dieser Arbeitsabschnitt fehl, werden alle Status ab diesem Punkt auf Nicht begonnen zurückgesetzt. Sämtliche Kommentar- und Verlaufsinformationen bleiben intakt.
  6. Klicken Sie auf Durchsuchen, um diesem Arbeitsabschnitt Inhaltselemente zuzuweisen. Wiederholen Sie diesen Schritt, um dem Arbeitsabschnitt weitere Inhaltselemente hinzuzufügen.
  7. Fügen Sie Berechtigungen für das Element hinzu.
  8. Klicken Sie auf Senden und Aktion hinzufügen, um diesem Arbeitsabschnitt eine Aktion hinzuzufügen, oder auf Senden und Fertig stellen, um zur Seite Modellentwurf zurückzukehren.

Aktionen

Aktionen sind die einzelnen Aufgaben, aus denen sich ein Arbeitsablauf zusammensetzt. Sie befinden sich unter Arbeitsabschnitte für Arbeitsablauf. Bei Aktionen handelt es sich um das Zuweisen von Aufgaben, die einem einzelnen Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden können. Arbeitsablauf-Entwickler können dem Arbeitsablaufmodell bei dessen Erstellung oder während der Verwendung Aktionen hinzufügen, vorausgesetzt, die Aktion wird einem Arbeitsabschnitt hinzugefügt, der noch nicht begonnen hat.

Ein Modell ist erst komplett und kann gestartet werden, wenn es mindestens eine Aktion enthält.

So rufen Sie die Seite "Aktion hinzufügen" auf

Sie haben folgende Möglichkeiten, die Seite Aktion hinzufügen aufzurufen:

  • Klicken Sie nach dem Hinzufügen eines Arbeitsabschnitts während der Arbeitsablauferstellung auf Senden und Aktion hinzufügen.
  • Wählen Sie auf der Seite Arbeitsablaufmodell erstellen: Meine Modelle aus dem Kontextmenü für den jeweiligen Arbeitsablauf die Option Erstellen. Klicken Sie für den betreffenden Arbeitsabschnitt auf Aktion erstellen.

So fügen Sie eine Aktion hinzu

Wenn mit einem Arbeitsablauf auf Arbeitsablauf- oder Arbeitsabschnittsebene Dokumente verknüpft sind, werden diese auf Aktionsebene auf der Seite Arbeitsablauf starten angezeigt, wenn der Arbeitsablauf gestartet wird.

  1. Geben Sie einen Namen in das Feld Name ein.
  2. Geben Sie eine Beschreibung der Aktion in das Feld Beschreibung ein.
  3. Legen Sie fest, ob diese Aktion erforderlich ist oder nicht, indem Sie auf die Option Ja oder Nein klicken.
  4. Bestimmen Sie einen Termin, indem Sie auf die Option Datum angeben klicken und mit Hilfe der Felder für Datum und Uhrzeit einen genauen Termin festlegen. Wenn kein Termin erforderlich ist, klicken Sie auf die Option Keine.
  5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um dieser Aktion eine Person zuzuweisen.
  6. Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Kurs auszuwählen, der mit dieser Aktion verknüpft werden soll.
  7. Weisen Sie diese Aktion bestimmten Mitgliedern dieses Kurses zu:
    • Klicken Sie auf die Option Alle Kursmitglieder, um die Aktion allen Kursmitgliedern zuzuweisen.
    • Klicken Sie auf die Option Ausgewählte Funktionen und wählen Sie aus folgenden Funktionen: Teilnehmer, Gast, Lehrassistent, Kursleiter, Inhaltsverwalter und Korrekturassistent.
  8. Legen Sie fest, ob die Aktion von allen oder einem beliebigen zugewiesenen Teilnehmer genehmigt werden darf:
    • Klicken Sie auf die Option Genehmigung von beliebigem zugewiesenem Teilnehmer oder
    • Klicken Sie auf die OptionGenehmigung aller zugewiesenen Teilnehmer erforderlich.
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um dieser Aktion Inhaltselemente zuzuweisen.
  10. Klicken Sie auf Senden, um die Aktion fertig zu stellen und zur Seite Modellentwurf zurückzukehren.

Berechtigungen

Berechtigungen für Arbeitsablaufelemente werden den Benutzern erteilt, die an den Aktionen zu Beginn eines Arbeitsabschnitts beteiligt sind, und sie werden am Ende eines Arbeitsabschnitts oder wenn ein Arbeitslauf angehalten wird, entfernt. Diese Arbeitsablaufberechtigungen werden auch auf der Seite Berechtigungen für das jeweilige Element angezeigt. Berechtigungen können beim Hinzufügen eines Elements zu einem Arbeitsablaufmodell ausgewählt und auch in der Instanz bearbeitet werden.

Innerhalb von Arbeitsabläufen funktionieren Berechtigungen folgendermaßen:

  • Berechtigungen für Elemente werden erteilt, wenn der Arbeitsablauf in den Arbeitsabschnitt eintritt, in dem die Aktion vorhanden ist.
  • Berechtigungen für Elemente werden entfernt, wenn der Arbeitsablauf den Arbeitsabschnitt verlässt, in dem die Aktion vorhanden ist.
  • Berechtigungen für Elemente werden entfernt, wenn ein Arbeitsablauf angehalten wird - und
  • Berechtigungen für Elemente werden erteilt, wenn ein Arbeitsablauf nach dem Anhalten wieder gestartet wird.

Werden einem Element keine Berechtigungen hinzugefügt, wird beim Senden des Arbeitsablaufs eine Warnmeldung angezeigt, die besagt, dass für ein Element keine Berechtigungen vorhanden sind. Der Benutzer wird gefragt, ob er fortfahren möchte.

  1. Klicken Sie auf der Seite Arbeitsablaufmodell hinzufügen auf Durchsuchen, um dem Modell ein Element hinzuzufügen.
  2. Wählen Sie eine oder alle der folgenden Berechtigungen aus, indem Sie die jeweiligen Kontrollkästchen aktivieren.
  3. Berechtigungen
    Berechtigung Beschreibung
    Lesen Der Benutzer kann dieses Element lesen oder anzeigen.
    Schreiben Der Benutzer kann dieses Element bearbeiten.
    Löschen Der Benutzer kann dieses Element aus dem Arbeitsablauf löschen.
    Verwalten Der Benutzer kann die Berechtigungen für das Element verwalten.
  4. Klicken Sie zum Fertigstellen auf Senden.

Berechtigungen für Elemente, die mit Arbeitsabläufen verknüpft sind, können zum Abschließen des Arbeitsablaufs erweitert werden. Die Erweiterungen bleiben auch gültig, wenn der Arbeitsabschnitt und der Arbeitsablauf abgeschlossen sind.

So erweitern Sie Berechtigungen für ein Arbeitsablaufelement

  1. Klicken Sie für einen Arbeitsabschnitt in einem Arbeitsablauf auf Berechtigungen erweitern.
  2. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Namen der Benutzer auszuwählen, die erweiterte Berechtigungen für den Zugriff auf ein Element benötigen.
  3. Klicken Sie auf Durchsuchen, um ein Element aus der Content Collection zu verknüpfen.
  4. Fügen Sie Berechtigungen für das Element hinzu.
  5. Klicken Sie auf Senden.